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Le temps est une ressource précieuse mais limitée dans le monde professionnel d’aujourd’hui. Trouver des moyens d’augmenter la productivité personnelle face à une avalanche de tâches est devenu essentiel. Les outils d’IA, notamment ChatGPT, se sont imposés comme des atouts précieux dans de nombreuses organisations pour atteindre cet objectif. Cet article présente six situations où ChatGPT peut vous aider à améliorer votre productivité au travail. Il suffit de créer des invites précises et efficaces pour guider ChatGPT à générer des réponses adaptées à vos besoins.
Note: Les réponses rapides dans les six exemples ci-dessous ont été générées à l’aide de la version 3.5 en ligne gratuite de ChatGPT.
1. Un bon début de journée : planification et priorisation
Commencez-vous la journée avec une liste interminable de tâches et ne savez pas par où commencer ? Demandez à ChatGPT de vous aider à organiser et à prioriser votre emploi du temps quotidien. Voici un exemple d’invite et de réponse générée :
Invite:
« ChatGPT, aidez-moi à créer une liste de tâches pour aujourd’hui basée sur les tâches suivantes : terminer le rapport trimestriel, répondre aux e-mails des clients, préparer la réunion d’équipe et examiner les propositions de projets. Le rapport trimestriel est attendu en fin de journée, la réunion d’équipe est à 14 heures et j’ai environ 15 e-mails de clients en attente depuis hier. Les propositions de projets sont pour la session stratégique de la semaine prochaine. »
Réponse:
« Bien sûr! Voici une liste de tâches prioritaires pour aujourd’hui :
- Terminer le rapport trimestriel (Haute priorité, attendu en fin de journée)
- Préparer la réunion d’équipe (Haute priorité, réunion à 14h)
- Répondre aux e-mails des clients (Priorité moyenne, à traiter après les tâches plus urgentes)
- Examiner les propositions de projets (Faible priorité, peut être effectué dans l’après-midi si le temps le permet)
2. Gestion efficace des e-mails et rédaction des réponses
Gérer une surcharge d’e-mails non lus peut être accablant, surtout après des vacances. ChatGPT peut vous aider à rédiger des réponses, notamment pour des cas délicats :
Invite:
« ChatGPT, comment dois-je répondre à un client qui se renseigne sur l’état de sa commande et semble assez contrarié par le retard ? »
Réponse:
« Cher [Nom du client],
Je suis sincèrement désolé pour le retard dans le traitement de votre commande. Je comprends à quel point cela doit être frustrant pour vous. Votre commande est actuellement en cours d’expédition et nous prévoyons qu’elle soit expédiée d’ici [date spécifique]. Nous apprécions votre patience et votre compréhension. Si vous avez d’autres questions ou préoccupations, n’hésitez pas à nous contacter.
Cordialement,
[Votre nom]
3. Réussir les présentations des dirigeants lors des réunions : résumer les points clés et les mesures à prendre
Votre supérieur vous a demandé de créer des diapositives résumant les points clés et les actions à entreprendre après une réunion de direction. ChatGPT peut vous aider à améliorer vos compétences de présentation :
Invite:
« ChatGPT, résumez les points clés et les mesures à prendre lors de notre dernière réunion de direction. »
Pièce jointe:
[Meeting_Minutes_2024_06_23.docx]
Réponse:
Points clés de la dernière réunion de direction :
- Performance financière révisée du deuxième trimestre : dépassement des objectifs de 10%
- Discussion sur de nouvelles stratégies marketing pour le lancement de produits
- Évaluation des progrès dans les négociations de fusion en cours
Éléments d’action :
- L’équipe financière préparera un rapport détaillé sur les performances du deuxième trimestre d’ici vendredi.
- L’équipe marketing développera et présentera une nouvelle stratégie de campagne d’ici lundi prochain.
- L’équipe juridique finalisera les termes de l’accord de fusion et planifiera une réunion de suivi la semaine prochaine.
4. Mieux comprendre des informations complexes
Vous devez expliquer un concept technique à un service non technique pour obtenir un soutien financier ? Utilisez une invite simple pour décomposer des concepts complexes :
Invite:
« ChatGPT, pouvez-vous expliquer le concept de blockchain en termes simples ? »
Réponse:
« Certainement! La blockchain est un registre numérique qui enregistre les transactions sur de nombreux ordinateurs de manière à garantir que les données ne peuvent pas être modifiées rétroactivement. C’est comme une chaîne de blocs où chaque bloc contient une liste de transactions. Cette technologie est sécurisée et transparente, ce qui la rend idéale pour des utilisations telles que les transactions en cryptomonnaies et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. »
5. Transformer des idées de brainstorming en contenu généré de manière créative
Les séances de brainstorming sont idéales pour générer de nouvelles idées. Après avoir rassemblé les idées de votre équipe, utilisez cette invite pour les transformer en un contenu cohérent :
Invite:
« ChatGPT, voici une liste d’idées de brainstorming pour un article de blog sur les avantages du travail à distance. Pouvez-vous m’aider à les transformer en un article de blog bien organisé et engageant ? »
- Flexibilité dans l’horaire de travail
- Pas de déplacement
- Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- Une plus grande productivité
- Des économies de coûts pour les employeurs et les employés
- Accès à un vivier de talents mondial
- Impact environnemental réduit
- Satisfaction accrue au travail
Réponse:
Titre : Les avantages du travail à distance : pourquoi de plus en plus d’entreprises l’adoptent
Introduction :
Le travail à distance est devenu de plus en plus populaire, offrant de nombreux avantages tant aux employés qu’aux employeurs. Ce changement transforme le lieu de travail traditionnel et apporte des avantages significatifs.Points principaux :
1 – Flexibilité dans l’horaire de travail :
L’un des avantages les plus intéressants du travail à distance est la flexibilité qu’il offre. Les employés peuvent créer un horaire de travail adapté à leur vie personnelle, conduisant à une plus grande autonomie et à un plus grand contrôle sur leurs routines quotidiennes.(…)
8 – Satisfaction accrue au travail :
La flexibilité et l’autonomie associées au travail à distance contribuent à une plus grande satisfaction au travail et à un meilleur moral des employés, ce qui entraîne des taux de roulement plus faibles et une main-d’œuvre plus engagée.Conclusion :
Les avantages du travail à distance sont évidents et, à mesure que de plus en plus d’entreprises adoptent ce modèle, l’avenir du travail s’annonce plus flexible et plus efficace. Adopter le travail à distance peut conduire à une main-d’œuvre plus heureuse, plus productive et plus soucieuse de l’environnement.
Note: Une partie de la réponse ci-dessus a été omise par souci de concision. Dans la réponse complète, les huit points discutés en faveur du travail à distance seraient élaborés de la même manière.
6. Polir votre écriture
Enfin, ChatGPT peut être un outil précieux pour affiner votre écriture, en améliorant sa clarté et son niveau d’engagement, ou en vérifiant simplement la grammaire et le vocabulaire :
Invite:
« ChatGPT, pouvez-vous m’aider à modifier et peaufiner ce paragraphe pour plus de clarté et de concision ?
« Dans l’environnement commercial en évolution rapide d’aujourd’hui, il est crucial d’avoir la capacité de prendre des décisions rapides et éclairées. La mise en œuvre d’outils d’IA peut grandement améliorer cette capacité en fournissant une analyse des données en temps réel et des informations sur lesquelles il est possible d’agir immédiatement. »
Réponse:
« Dans l’environnement commercial en évolution rapide d’aujourd’hui, la capacité de prendre des décisions rapides et éclairées est cruciale. La mise en œuvre d’outils d’IA améliore cette capacité en fournissant une analyse des données en temps réel et des informations exploitables. »
Ivan Palomares Carrascosa est un leader, écrivain, conférencier et conseiller en IA, apprentissage automatique, apprentissage profond et LLM. Il forme et guide les autres dans l’exploitation de l’IA dans le monde réel.
